Správná konferenční destinace

Jak vybrat správnou konferenční destinaci, místo a jak si kongresové prostory rezervovat?

Rezervace Vaší kongresové akce

Výběr destinace:

• zjistěte si ve vedení Vaší firmy, zda Vaše firma má nějaké speciální cíle či preference, aby se setkání konalo v určené destinaci
• zvolte takovou destinaci, aby účastníci setkání měli na toto místo snadný přístup tak, aby byly minimalizovány jejich cestovní náklady, tj. dobrá dostupnost leteckou dopravou a návaznou pozemní dopravou
• zvolte oficiálního leteckého dopravce kongresu a kongresový hotel v souladu s cestovní politikou Vaší organizace
• při výběru termínu a lokality dbejte na sezónní vlivy obsazenosti daného hotelu a zvolte termín Vašeho setkání tak, aby nekolidoval s významnými festivaly či konáním velkých veletrhů či konferencí
• prostudujte si podrobně letové řády do dané destinace, většina účastníků kongresu totiž preferuje přímé lety
• zohledněte obecnou bezpečnostní situaci dané destinace, klimatické podmínky, politické a sociální uspořádání, ekonomické faktory (zdanění, cena práce) tak, abyste věděli,jak Vám tyto faktory ovlivní náklady na uspořádání dané kongresové akce
•  

Výběr správného hotelu:

• stanovte typ hotelu, který bude nejvíce vyhovovat potřebám Vaší akce (např. letištní, konferenční, resort, kongresové centrum, all suite hotel)
• stanovte typ a počet pokojů (sgl, dbl, suite, speciálně vybavené pokoje s komunikační a kancelářskou technikou, pokoje pro osoby se speciálními zdravotními či náboženskými potřebami)
• stanovte počet a velikost konferenčních místností (použijte programy z předchozích konferenčních akcí jako měřítko)
• myslete na komfort účastníků konference, berte v úvahu jakou škálu služeb hotel poskytuje Vašim VIP nebo speciálním hostům

Zaslání objednávky:

Po dokončení primárního průzkumu a výběru lokality zpracujte objednávku. Objednávka (RFP) umožní hotelu shlédnout v písemné formě informace o Vaší akci. Buďte při vytváření objednávky konkrétní a specifičtí tak, aby hotel pak mohl splnit účastníkům konference všechna jejich přání. Zpracujte proto přehledně všechny Vaše požadavky:

• termín konference a variantní data (pokud je možno termín variabilně posunout)
• počet a typy pokojů
• počet, velikost a četnost použití konferenčních místností
• rozpočtová představa
• rozpis jídel a coffee breaky
• výstava produktů a další speciální události a aktivity
• další požadavky

Návštěva hotelu:

Navštívit hotel in natura je samozřejmě nejlepší možností, jak vše doladit. Ve skutečnosti samozřejmě vše vypadá daleko barevněji než na papíře. Pokud Vám čas a prostředky nedovolí uskutečnit návštěvu kongresového hotelu tak:

• projednejte s ostatními útvary ve Vaší firmě, zda daný hotel znají a mohou jej doporučit
• použijte internet anebo kontaktujte turistickou a konferenční centrálu dané destinace pro více informací ohledně konferenčních prostor, dopravy, parkování, stravování, ubytování atd.